Электронной подписью (ЭП) называется информация после криптографического преобразования, которая присоединяется к документу и удостоверяет, что его завизировало конкретное уполномоченное лицо. Оформить ЭП вправе компании, частные предприниматели и физические лица. Она позволяет сокращать бумажный документооборот в организации, решать вопросы с контрагентами и государственными инстанциями в удобном дистанционном формате, без лишних временных затрат.
Что такое ЭП?
Электронная подпись представляет собой сгенерированный файл, который прикрепляется к безбумажному документу и обеспечивает:
- установление лица, которое завизировало файл;
- проверку нарушения целостности документа;
- сохранение конфиденциальности.
Назначение ЭП – подтвердить, что файл был создан именно конкретным лицом, имеющим соответствующие полномочия, а после визирования не подвергался изменениям.
В России применение ЭП регламентирует федеральный закон № 63 от 06.04.2011 года. В документе заложен принцип – электронным способом заверенные документы равны по силе бумажным аналогам. Участники документооборота вправе использовать любые технологии и программные средства для визирования файлов, которые позволяют соблюсти требования законодательства.
Какие типы ЭП используют в России?
Согласно положениям 63-ФЗ, на территории России применяют следующие виды электронной подписи (ЭП):
- Простая – это связка «логин-пароль», которая обеспечивает идентификацию лица, завизировавшего определенный документ.
Она не гарантирует сохранность и неизменность его содержимого после подписания, поэтому не применяется при организации документооборота с третьими лицами (например, государственными инстанциями).
- Усиленная неквалифицированная – ЭЦП, которая образуется в результате применения средств криптографии.
Это более надежный вариант, чем простая, потому что она позволяет идентифицировать подписанта и выявить факт корректировки файла после визирования. Для ее получения не обязательно обращаться в аккредитованные центры, если предприятие в силах справиться самостоятельно. Ее функционала достаточно для организации системы электронного документооборота внутри организации.
- Усиленная квалифицированная (КЭП) – для этого вида подписи ключ проверки указывают в квалифицированном сертификате.
Для формирования и проверки КЭП применяются криптографические средства, которые отвечают требованиям 63-ФЗ. Ее выдача – прерогатива центров, работающих по аккредитации Минкомсвязи.
Документация, которая завизирована КЭП, по юридической значимости приравнивается к бумажной. Этот тип подписи позволяет совершать большое разнообразие операций:
- обмениваться данными с контрагентами;
- сдавать отчетность в налоговую инспекцию и другие государственные инстанции;
- участвовать в системах гос. закупок;
- работать с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС);
- направлять заявления через сайт Госуслуг и т.д.
Если законодательство не обязывает компании или ИП применять определенный тип ЭП, то участники электронного документооборота (ЭДО) могут использовать любые виды подписей по договоренности между собой.
Для чего компании оформляют электронную подпись?
Оформление ЭП необходимо индивидуальным предпринимателям и компаниям для решения следующих вопросов и задач:
- Организация электронного документооборота, т.е. работа с документами без их распечатки. По законодательству такая документация приравнивается по значимости к бумажной.
- Дистанционная передача отчетности в ИФНС. Для отдельных видов налогов, один из которых – НДС, предоставление декларации по телекоммуникационным каналам связи – это обязанность налогоплательщиков.
- Подача заявок на участие в торгах и конкурсных процедурах через электронные площадки.
- Дистанционная отправка платежей в кредитных организациях через систему «интернет банк-клиент».
- Дистанционная регистрация сделок с недвижимостью.
- Подписание договоров с сотрудниками, которые принимаются на удаленную работу.
- Сдача отчетности по обороту спиртных напитков через систему ЕГАИС и т.д.
Таким образом, назначение и применение ЭП связано с облегчением жизни представителям бизнеса. ИП и организации сокращают бумажный документооборот, не тратят время на посещение инстанций, удаленно получают государственные услуги и оперативно решают возникающие вопросы в дистанционном режиме.
Этапы внедрения ЭП в организации
Как правило, процесс внедрения проходит в три последовательных этапа:
I. Постановка цели.
Предпринимателю необходимо понимать, для каких целей требуется оформление ЭП, оценивать затраты на проект. Для этого важно знать, какие виды ЭЦП существуют, заранее изучить, измерить объем внешнего и внутреннего документооборота. Например, если планируется обмен документацией исключительно в рамках предприятия, достаточно оформления простой подписи, а для взаимодействия с налоговыми органами не обойтись без КЭП.
II. Определение круга лиц, на которых оформляется ЭП.
Простая ЭП может потребоваться всем работникам компании для согласования и визирования внутренней документации, исполнения поступающих задач. Усиленная неквалифицированная ЭП обычно оформляется на начальников подразделений и тех сотрудников, которые участвуют в процессах согласования приказов, актов договоров и т.д. (работники бухгалтерии, юридического отдела, финансового блока).
КЭП выдается на сотрудников, уполномоченных представлять интересы компании во взаимодействии с третьими лицами: на генерального директора, главного бухгалтера, руководителя юридического департамента, финансового директора и т.д. Перед ее получением целесообразно уточнить, каким оператором пользуются партнеры предприятия, чтобы минимизировать затраты на внедрение.
III. Подача заявки и получение ЭП.
От индивидуальных предпринимателей для получения КЭП требуется только 2 документа: паспорт Российской Федерации и СНИЛС. Компаниям необходимо предоставить в аккредитованный центр регистрационные свидетельства и Устав, паспорт и СНИЛС лица, на которое оформляется подпись, а также документальное подтверждение его полномочий (приказ о назначении, протокол об избрании, доверенность и т.д.).
Получить ЭП вправе любые организации и ИП, которые зарегистрированы в соответствии с российским законодательством. Как правило, процесс оформления занимает не более 1 рабочего дня.
Остались вопросы относительно назначения ЭП и порядка ее оформления? Получите консультационную поддержку и помощь на всех этапах процедуры у экспертов центра «ГОРТЕСТ».
